Data center menjadi fondasi penting bagi perusahaan yang mengandalkan sistem digital, aplikasi bisnis, database, cloud, hingga layanan berbasis jaringan. Karena itu, kebutuhan terhadap perangkat data center tidak cukup dipenuhi dengan memilih perangkat berdasarkan harga atau spesifikasi semata.

Pengadaan Perangkat Data Center perlu dilakukan secara terencana agar perangkat yang dibeli sesuai dengan kebutuhan kapasitas, performa, keamanan, kompatibilitas, serta rencana pengembangan infrastruktur TI.

Kesalahan dalam memilih server, storage, network device, rack server, UPS, maupun perangkat pendukung lainnya dapat menimbulkan berbagai masalah. Mulai dari kapasitas yang tidak mencukupi, konsumsi energi tinggi, kompatibilitas perangkat, hingga kesulitan maintenance di kemudian hari.

Melalui proses procurement yang tepat, perusahaan dapat memperoleh perangkat data center yang sesuai kebutuhan sekaligus mengendalikan biaya investasi dan operasional.

Apa Itu Pengadaan Perangkat Data Center?

Pengadaan perangkat data center adalah proses perencanaan, pemilihan, pembelian, dan penyediaan berbagai perangkat yang dibutuhkan untuk membangun atau mengembangkan infrastruktur data center.

Proses ini biasanya melibatkan identifikasi kebutuhan teknis, penyusunan spesifikasi, pemilihan vendor, perbandingan penawaran, pengadaan perangkat, hingga proses delivery dan instalasi jika termasuk dalam lingkup pekerjaan.

Perangkat yang dapat menjadi bagian dari pengadaan antara lain:

• Server dan server rack
• Storage dan backup system
• Switch dan router
• Firewall serta perangkat keamanan jaringan
• Rack server dan rack accessories
• UPS dan power distribution unit
• KVM switch
• Perangkat monitoring
• Sistem DCIM
• Kabel jaringan dan fiber optic
• Perangkat pendukung infrastruktur data center

Dengan cakupan tersebut, pengadaan sebaiknya tidak dipandang sebagai transaksi pembelian barang saja. Procurement data center merupakan bagian dari strategi pembangunan infrastruktur TI jangka panjang.

Perangkat yang Dibutuhkan dalam Data Center

Server

Server merupakan salah satu komponen utama data center. Pemilihannya perlu disesuaikan dengan workload, jumlah pengguna, aplikasi, kebutuhan virtualisasi, kapasitas prosesor, RAM, dan storage.

Untuk lingkungan dengan kebutuhan komputasi tinggi, perusahaan dapat mempertimbangkan server dengan konfigurasi prosesor dan memori yang lebih besar.

Storage

Storage digunakan untuk menyimpan data, aplikasi, database, backup, maupun arsip perusahaan.

Pilihan perangkat dapat mencakup NAS, SAN, enterprise storage, SSD, HDD, atau sistem hybrid. Kapasitas bukan satu-satunya pertimbangan karena performa IOPS, redundancy, scalability, dan kebutuhan backup juga perlu diperhitungkan.

Network Switch dan Router

Konektivitas merupakan elemen penting dalam operasional data center. Network switch menghubungkan berbagai perangkat di dalam infrastruktur, sedangkan router membantu mengatur komunikasi jaringan antarsegmen atau jaringan eksternal.

Pemilihan network device harus mempertimbangkan bandwidth, jumlah port, uplink, redundancy, management features, serta kebutuhan ekspansi.

Firewall dan Security Appliance

Keamanan jaringan menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari data center modern.

Firewall, network security appliance, intrusion prevention, serta sistem monitoring dapat digunakan untuk membantu mengendalikan dan memantau lalu lintas jaringan.

Rack Server

Rack berfungsi menempatkan server, switch, storage, patch panel, dan perangkat lainnya secara terorganisir.

Selain ukuran rack dalam satuan U, perlu diperhatikan kapasitas beban, airflow, cable management, serta kemudahan akses maintenance.

UPS dan Power Distribution

Perangkat TI membutuhkan pasokan listrik yang stabil. UPS membantu menyediakan daya cadangan sekaligus memberikan perlindungan terhadap gangguan listrik tertentu.

PDU kemudian digunakan untuk distribusi daya ke perangkat yang berada di rack.

Tahapan Pengadaan Perangkat Data Center

1. Analisis Kebutuhan

Tahap awal adalah memahami kebutuhan perusahaan.

Tim procurement bersama tim IT perlu menentukan workload, kapasitas server, kebutuhan storage, jumlah perangkat jaringan, kebutuhan redundancy, serta target pertumbuhan infrastruktur.

2. Penyusunan Spesifikasi Teknis

Spesifikasi teknis harus dibuat secara jelas agar vendor dapat memberikan penawaran yang dapat dibandingkan secara objektif.

Dokumen dapat mencakup:

• Spesifikasi server
• Kapasitas storage
• Network throughput
• Jumlah port
• Power requirement
• Rack capacity
• Garansi
• Support dan maintenance
• Skalabilitas perangkat

3. Pemilihan Vendor

Vendor perangkat data center sebaiknya dinilai berdasarkan lebih dari sekadar harga.

Perusahaan dapat mempertimbangkan pengalaman, dukungan teknis, ketersediaan produk, garansi, after-sales service, kemampuan integrasi, serta kemampuan menyediakan perangkat sesuai jadwal.

4. Evaluasi Penawaran

Setiap proposal perlu dibandingkan berdasarkan spesifikasi dan total biaya kepemilikan.

Harga pembelian awal memang penting, tetapi biaya support, lisensi, maintenance, konsumsi energi, serta kemungkinan upgrade juga dapat memengaruhi total investment.

5. Pengadaan dan Delivery

Setelah vendor ditentukan, proses dilanjutkan dengan purchase order, procurement, pengiriman, pemeriksaan perangkat, dan dokumentasi.

Pemeriksaan saat barang diterima penting dilakukan untuk memastikan model, jumlah, konfigurasi, dan kondisi perangkat sesuai dengan pesanan.

6. Instalasi dan Integrasi

Jika lingkup pekerjaan mencakup instalasi, perangkat kemudian ditempatkan pada rack dan diintegrasikan dengan infrastruktur yang sudah tersedia.

Konfigurasi network, server, storage, power, monitoring, serta security perlu disesuaikan dengan desain data center.

Keunggulan Pengadaan Data Center Secara Profesional

Pengadaan yang dikelola secara profesional memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan.

Spesifikasi Lebih Tepat

Perusahaan dapat memperoleh perangkat berdasarkan kebutuhan aktual, bukan sekadar mengikuti tren teknologi.

Anggaran Lebih Terkontrol

Perencanaan procurement membantu perusahaan menyusun prioritas investasi dan menghindari pembelian perangkat yang tidak diperlukan.

Kompatibilitas Lebih Terjamin

Data center terdiri dari banyak komponen yang saling terhubung. Pemilihan perangkat yang kompatibel dapat mengurangi risiko integrasi.

Skalabilitas Lebih Baik

Infrastruktur sebaiknya tidak hanya mampu memenuhi kebutuhan hari ini. Perangkat dengan kemampuan ekspansi dapat membantu perusahaan menghadapi pertumbuhan workload.

Dukungan Purna Jual

Vendor yang menyediakan warranty dan technical support dapat membantu perusahaan ketika terjadi kendala pada perangkat.

Tips Memilih Vendor Pengadaan Perangkat Data Center

Memilih vendor merupakan bagian penting dari proses procurement. Beberapa hal yang dapat diperhatikan adalah:

Periksa portofolio dan pengalaman.
Pengalaman menangani proyek data center dapat menjadi indikator kemampuan vendor dalam memahami kebutuhan infrastruktur enterprise.

Pastikan spesifikasi transparan.
Setiap perangkat sebaiknya memiliki detail model, konfigurasi, kapasitas, warranty, dan layanan support yang jelas.

Pertimbangkan availability.
Ketersediaan stok dan lead time perlu diperhatikan, terutama ketika proyek memiliki deadline implementasi tertentu.

Evaluasi layanan teknis.
Dukungan teknis menjadi penting ketika perangkat sudah digunakan dalam lingkungan produksi.

Hitung total cost of ownership.
Jangan hanya melihat harga pembelian. Pertimbangkan pula maintenance, upgrade, lisensi, konsumsi energi, dan masa penggunaan.

Perhatikan roadmap teknologi.
Perangkat yang dipilih sebaiknya memiliki kemampuan untuk mendukung kebutuhan perusahaan dalam beberapa tahun ke depan.

Mengapa Perencanaan Sangat Penting?

Salah satu tantangan dalam pengadaan data center adalah perubahan kebutuhan bisnis yang cepat. Kapasitas yang terlihat mencukupi saat implementasi dapat menjadi terbatas ketika jumlah pengguna, aplikasi, dan volume data meningkat.

Karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan pendekatan capacity planning.

Sebagai contoh, kebutuhan storage tidak hanya dihitung dari data saat ini. Pertumbuhan data tahunan, retention period, backup, replication, dan kebutuhan disaster recovery juga perlu masuk dalam perencanaan.

Pendekatan serupa berlaku untuk server, jaringan, power, dan rack space.

Kapan Menggunakan Jasa Pengadaan Perangkat Data Center?

Jasa procurement dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan banyak perangkat dengan spesifikasi yang saling berkaitan atau ketika tim internal membutuhkan dukungan dalam proses sourcing.

Vendor pengadaan dapat membantu mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian produk, penyusunan penawaran, procurement, delivery, hingga koordinasi instalasi.

Layanan seperti ini dapat relevan untuk pembangunan data center baru, ekspansi kapasitas, refresh perangkat, migrasi infrastruktur, maupun upgrade sistem TI.

Kesimpulan

Pengadaan Perangkat Data Center merupakan proses strategis yang membutuhkan perencanaan teknis dan komersial secara bersamaan. Server, storage, networking, security, rack, UPS, dan perangkat pendukung lainnya harus dipilih berdasarkan kebutuhan infrastruktur secara keseluruhan.

Pengadaan yang tepat membantu perusahaan mendapatkan perangkat sesuai spesifikasi, mengontrol investasi, menjaga kompatibilitas, serta menyiapkan infrastruktur yang dapat berkembang mengikuti kebutuhan bisnis.

Untuk proyek dengan kebutuhan kompleks, bekerja sama dengan vendor pengadaan perangkat data center yang memahami teknologi, procurement, dan integrasi infrastruktur dapat membantu proses berjalan lebih terstruktur dari tahap perencanaan hingga implementasi.

FAQ

Apa yang dimaksud dengan Pengadaan Perangkat Data Center?

Pengadaan Perangkat Data Center adalah proses penyediaan berbagai perangkat untuk membangun, mengembangkan, atau memperbarui infrastruktur data center, seperti server, storage, network device, firewall, rack, UPS, dan perangkat pendukung lainnya.

Apa saja perangkat yang dapat disediakan dalam pengadaan data center?

Perangkat dapat meliputi server, storage, switch, router, firewall, rack server, UPS, PDU, KVM, perangkat monitoring, DCIM, serta berbagai kebutuhan konektivitas dan aksesori data center.

Bagaimana cara memilih vendor perangkat data center?

Pertimbangkan pengalaman vendor, spesifikasi produk, kompatibilitas, ketersediaan barang, warranty, technical support, lead time, kemampuan integrasi, serta total cost of ownership.

Apakah pengadaan data center termasuk instalasi?

Tergantung ruang lingkup layanan. Sebagian penyedia hanya menangani pengadaan perangkat, sementara vendor tertentu dapat menyediakan layanan tambahan seperti delivery, instalasi, konfigurasi, integrasi, dan maintenance.

Mengapa spesifikasi teknis penting dalam pengadaan?

Spesifikasi teknis membantu memastikan perangkat yang dibeli sesuai dengan workload, kapasitas, performa, kompatibilitas, keamanan, dan kebutuhan pengembangan infrastruktur perusahaan.

Apakah pengadaan perangkat data center dapat dilakukan untuk upgrade?

Ya. Pengadaan dapat digunakan untuk upgrade server, storage, networking, security appliance, power infrastructure, maupun perangkat lain ketika kapasitas atau teknologi yang tersedia sudah tidak memenuhi kebutuhan.